Gesprek vergunning / subsidie

[DJ.T]

Hallo,

Ik heb a.s. maandag een gesprek met een wethouder op het gemeentehuis.
Dit zal gaan over het krijgen van een vergunning en subsidie voor een jaarlijks rock festival. Dit is alleen het eerste jaar dat we een vergunning aan gaan vragen, dit omdat we vorig jaar maar 50 man hadden verwacht en na de 200 mensen nog aan minstens 100 man de toegang moesten ontzeggen
Qua reclame helemaal niks mis als je nagaat dat alles mond-op-mond reclame was.
Dit jaar gaan we echt reclame maken dus met flyers en advertenties enzo dus nu moeten we sowieso een vergunning hebben.
Nu is mijn vraag: Wat kan ik verwachten van dat gesprek, ik wil me graag zo veel mogelijk voorbereiden om in ieder geval op de standaard vragen een goed antwoord te hebben waarmee we haar kunnen overtuigen.
Dus: Wie heeft hier ervaring mee en zou mij kunnen helpen door te vertellen waar ik rekening mee moet gaan houden tijdens dat gesprek?

Alvast bedankt allemaal!

[tomv]

Heb totaal geen id hoe het er in nederland aan toegaat maar zorg gewoon dat jij weet wat de stad moeten verwachten van je event.
Ik denk als je zelf goed weet waar je mee bezig bent (en weet wat je wil) tot het wel in orde zal komen.

En als er mss buren in de buurt zijn, geef ze allemaal een paar vrijkaarten en/of nodig ze uit voor een rondleiding.
Dit werkt iig positief en ze zullen minder snel de politie bellen ivm geluidsoverlast.

[cobi]

Je kan natuurlijk ook de hulp van een productie bedrijf vragen. Kost wat, maar het kan ook een heleboel problemen en onkosten schelen.

Ik bedoel, als er onverziene dingen mis gaan, zit je met problemen. Roep de hulp in van een bedrijf wat hier meer van weet en probeer zo veel mogelijk af te kijken en te leren. Misschien kan je het de volgende keer dan wel helemaal zelf organiseren.

[DJ.T]

Heej Cobi,

Helaas is daar gewoon het geld niet voor, daarom proberen we nu ook al zo veel mogelijk subsidie te krijgen.
Het festival bestaat al enkele jaren en we hebben veel geleerd van onze fouten, vorig jaar was het zelfs bijna foutloos! tenminste echt minimale problemen zoals dat er tijdens het opbouwen een berg XLR kabels misten, nou we zijn met aardig wat mensen dus iemand gelijk even naar een zaak hier in de buurt gecrosst en dat was dus zo opgelost.
Enige grote probleem was dat we te weinig bier hadden maar dat kwam dus weer door het aantal mensen dat kwam. Nou laten we lekker niemand tappen maar delen we gewoon blikjes uit.
komen zo'n 50-70 treetjes a 24 blikjes a 30cl. En dan nog frisdrank enz. dus dat komt wel goed.
En eigenlijk is het veels te leuk om het zelf te doen, gewoon dat hele proces van er komen wat spullen binnen zoals bijv dwanghekken en je ziet er gelijk een groepje als mieren op afgaan om ze op te zetten.
Maar wat bedoel je precies met onvoorziene problemen, wat zijn nou echt de grootste dingen die mis kunnen gaan?

O ja, ook al laten we het door een groot bedrijf regelen, dan nog moeten we dat gesprek aangaan omdat wij toch de organisatoren zijn.

[jurjen_barel]

citaat:Geplaatst door DJ.T

Maar wat bedoel je precies met onvoorziene problemen, wat zijn nou echt de grootste dingen die mis kunnen gaan?

k kan natuurlijk niet gedachtenlezen over wat hij in zijn hoofd had, maar dingen die erg vervelend zijn, zijn: stroomuitval, brand (evacuatie, denk ook maar aan volendam, tegenwoordig moeten ook kerstbomen bij scholen en bedrijven worden geimpregneerd kun je nagaan!), als er iets naar beneden stort (ondanks alle safeties), etc.

[DJ.T]

Ik dacht wel dat er zoiets bedoeld werd ja, maar vroeg wat hij in zijn hoofd nog had omdat wij misschien iets over het hoofd hebben gezien.
Het is buiten dus voor brand hoeven we niet bang te zijn, alleen op het podium en daar worden de nodige maatregelen voor getroffen, er wordt security ingehuurd, stroomuitval kan gebeuren maar hopen we niet, door het stroomnet kan het ook niet komen want we krijgen / huren een (gestabiliseerde) agregaat.

[jappie]

Ik heb afgelopen zomder op een festival (rietfestival) de complete stroom verdelling gedaan. Wij hadden er 3 aggregaten staan 60 kva 80 kva en 30 kva, die van 60 was voor het licht plus geluid (wouden ze zelf zo) de andere voor de verdelling van de rest. nu moetsen wij er rekening mee houden om dat we in een tent zaten dat als er een aggegaat uit zou vallen da er nog voldoende licht op die andere zat zo dat er geen paniek ontstond.

en jah zorg dat er beveiliging op het terein rond loopt scheelt al wa ook al mogen ze niks doen

hoop dat je er wat aan hebt


groetjes jasper

[jurjen_barel]

citaat:Geplaatst door jappie
en jah zorg dat er beveiliging op het terein rond loopt scheelt al wa ook al mogen ze niks doen

Mee eens, alleen al als ze beveiliging zien, gaan ze schijnheilig doen

[Juce]

citaat:Qua reclame helemaal niks mis als je nagaat dat alles mond-op-mond reclame was.

Kan ik geloven dat er niks mis was met die reclame, ik hou ook wel van mond OP mond reclame... Zeker als hij verspreid wordt door knappe grietjes.

Juce

[DJ.T]

Haha, mond op mond, mond tot mond, is allemaal 1 pot nat.
De dingen die nu allemaal gezegd zijn hadden we zelf ook al in gedachten.
Maar dat is verder niet erg, dan wordt dat alleen maar bevestigd.
Weet iemand voor hoeveel man beveiliging er standaard gerekend moet worden voor 500 man publiek? En hoe wordt dat dan gedaan: 2 aan de deur (in dit geval het hek) en dan de rest rond laten lopen, die 2 aan het hek daar de hele avond laten staan of verder op de avond als de meeste binnen zijn er nog maar 1 laten staan en de andere ook rond laten lopen?

[R. den Ridder]

Probleem numero uno en de reden dat er bij gemeentes alarmbellen gaan rinkelen: Geluidsoverlast!
Zorg ervoor dat er maatregelen zijn getroffen welke al aantonen dat je meedenkt over die overlast, zoals je podium zo wegzetten dat het geluid van huizen afstraald, ben op de hoogte van de wetgeving, vraag ontheffing aan om eenmalig geluidsoverlast te mogen veroorzaken.

Ook mooi is tegenwoordig beleid in kader van de openbare veiligheid, laat daarom dat idee van blikjes snel varen, niet voor niks zijn deze op popfestivals al jaren verboden, je kunt je er aansnijden en als ze dicht zijn kun je er ook ontzettend hard mee gooien, gebruik liever plastic wegwerpbekers!

Groeten,
Ralph

[kokkie]

Ook nemen de kubieke meters afval met blikjes meer toe en kun je de EHBO wel verdubbelen vanwege verzwikte enkels. Ook op een volledig 'omhekt' evenemententerrein zul je aan 'nooduitgangen' moeten denken, moet je rekening houden met waterpunten voor de brandweer en aanrijroutes naar backstage area's van bijv. podium, EHBO en catering.
Zorg voor een evenementenverzekering en vergeet ook de vrijwillegers niet. Zorg dat deze veiligheidsschoenen dragen, een helm hebben of kunnen gebruiken, een tuigje aan hebben met klimmen en een certificaat hebben als ze op een manitou rijden of een hoogwerker besturen. Zorg voor een kleine administratie met naam, adresgegevens, geb. datum en certificaten. Makkelijkste weg: maak een formuliertje wat ze in moeten vullen en vergeet het gsm nummer niet, is altijd makkelijk aangezien niet iedereen een porto zal hebben.

[DJ.T]

Blikjes leek ons eerst het makkelijkste omdat je die gewoon uit kan geven en dan niemand hoeft te laten tappen. We gaan binnenkort in gesprek met amstel bier voor een sponsoring, dan zullen zij dus waarschijnlijk een paar man neerzetten om te tappen.
Podium van de huizen af zetten hadden we ook al aan gedacht.
Aanrijroutes, is ook al aan gedacht, er loopt een grote sloot naast dus dat is water voor de brandweer. Maar waarom moeten er eigenlijk nooduitgangen zijn op een open terrein?
De situatie is namelijk zo dat er 1 lange oprit is van metertje of 60, dan kom je op het terrein, dat terrein is omringt door een sloot en daar staan dus die hekken voor zodat niemand de sloot in lazert. Ontzettend veel vrijwillegers zijn er niet, of tenminste het zijn allemaal bekenden.

[kokkie]

Maar betekent dit dat als je het terrein moet ontruimen de vluchtroute via de aanrijroute van hulpdiensten is? Dat kan een behoorlijke chaos worden.
Ik neem aan dat je weet dat je je als vrijwilleger voor een stichting of vereniging ook aan de ARBO-wet hoort te houden?

[DJ_Robin]

Ik denk dat je er indergeval goed aan doet , om een paar "nood -bruggen" te laten neerleggen over dat slootje zodat je in ieder geval meer uitgangen hebt dan de eene oprit.
Verder zou ik inderdaad ook van het blikjes idee afstappen en idd proberen een sponsor te krijgen die de drank en barren en evbenrueel personeel voor je kan verzorgen. Dit scheelt al een hoop gedoe.

M.V.G